Angažiranje virtualnog asistenta može značajno povećati vašu produktivnost i pomoći vam da se fokusirate na ključne aspekte vašeg poslovanja. Da biste osigurali uspješnu i efikasnu suradnju, slijedite tri ključna koraka navedena u nastavku. Najvažnije je jasno i detaljno definirati zadatke koje želite delegirati. Dogovaraju se svi uvjeti i formira ponuda, a vi odlučujete pristajete li na nju pa krećemo!
Definirajte zadatke koje želite delegirati
Prije nego što se javite virtualnom asistentu, razmislite o zadacima koje želite delegirati. Pogledajte moju ponudu usluga, pronađite ono što tražite ili mi pošaljite upit za usluge koje niste našli na popisu. Radi li se možda o administrativnim poslovima poput transkripcije audiozapisa koje trebate za provođenje svojih intervjua, vođenju društvenih mreža, pisanju sadržaja za web, rubriku Blog?
Kako biste lakše prošli ovaj korak, evo primjera definiranja zadataka za delegiranje u nastavku. Recimo da trebate pisanje blog postova za svoju rubriku blog. Navedite koliko članaka trebate kroz mjesec, imate li željenu duljinu članaka, kakve će biti teme i slične detalje. Napravite popis i obratite mi se s vašim upitom. Možete mi se javiti putem kontakt obrasca koji ćete pronaći na dnu Kontakt rubrike, putem maila ili telefonski.
Primjer:
- Zadaci: Pisanje članaka za blog
- Frekvencija: 4 članka mjesečno
- Duljina članka: 400 riječi
- Teme: odgoj djece i teme vezane uz djecu i roditelje
Pripremite detaljne instrukcije za virtualnog asistenta
Ovime se nadovezujemo na prethodni korak, vrlo je važno dati jasne upute kako bi asistentu i sebi olakšali komunikaciju i vrijeme obavljanje zadataka. Pružite sve važne informacije i materijale koje želite da asistent iskoristi, navedite rok u kojem želite da se zadatak/projekt izvrši i budite dostupni za pojašnjenja.
Što se tiče komunikacije i kontakta, javite se na način koji vam odgovara, bilo to mailom, Whatsapp zvučnim zapisom ako ste u gužvi ili kroz neki treći kanal. Prilagodite način uvjetima u tom trenutku i na vrijeme dogovorite ono što vam treba u najkraćem mogućem roku.
Formiranje ponude i sklapanje ugovora o suradnji
Nakon što prođemo prva dva koraka, uz detaljne informacije moći ću formirati konkretnu ponudu. Ta ponuda vas ne obvezuje na plaćanje niti na nastavak suradnje, ja ću je oformiti i poslati vam je na pregled. Kada utvrdimo da smo oboje zadovoljni uvjetima, sklapamo Ugovor o poslovnoj suradnji koji štiti vaše i moje interese. Ne morate brinuti o obvezama koje iz njega proizlaze jer će utvrditi samo ono što već znamo – da ja moram odraditi zadani zadatak, a vi izvršiti plaćanje za obavljeni rad.
Da bismo zaštitili vaše povjerljive podatke, potpisujemo i Ugovor o povjerljivosti podataka. Uz takav ugovor osiguravamo da vaše povjerljive podatke ne smijem prenijeti trećim stranama. Potpisivanje ugovora izvršit ću Fininim naprednim elektroničkim potpisom koji vrijedi kao vlastoručni potpis i poslati ga vama da isprintate, potpišete i skenirate dokument te ga proslijedite natrag meni mailom.
Pridržavajući se ovih koraka, možete osigurati glatku i uspješnu suradnju s vašim virtualnim asistentom. Jasno definiranje zadataka, pružanje detaljnih uputa i sklapanje ugovora o suradnji postavljaju temelje za efikasan i produktivan radni odnos. Slobodno se obratite za dodatna pitanja ili pojašnjenja, rado ću vam pomoći.